Interne Digitalisierung: Warum Unternehmen oft nur die halbe Strecke gehen – und wie der Einstieg gelingt

Vom Wunsch zur Umsetzung: Hürden der internen Digitalisierung

Vor einigen Jahren bedeutete Digitalisierung vor allem, Prozesse nach aussen – zum Markt hin – zu optimieren. Sensorik, Automatisierung und neue Plattformen waren die großen Themen. Doch intern blieben viele Fragen offen: Wie kann man Effizienz, Abstimmung oder Durchlaufzeiten verbessern? Wie wird die tägliche Arbeit wirklich einfacher und transparenter?

Die damaligen Lösungsansätze hatten oft einen Haken:

• Externe Software war teuer, schwer anpassbar und passte selten exakt zu den eigenen Abläufen.
• Anpassungen bestehender Systeme scheiterten oft an hohen Kosten oder trägen Prozessen.
• Individuelle Tools blieben Insellösungen, die schnell veralteten und nicht anschlussfähig waren.

So blieb die Digitalisierung interner Prozesse meist eine gute Idee – aber in der Praxis selten gelebte Realität.

Neue Werkzeuge, neue Chancen

In den letzten Jahren hat sich die Ausgangslage grundlegend geändert. Plattformen wie Microsoft 365 und moderne Low-Code-Tools (z. B. SharePoint, Power Apps, Power Automate) sind heute nahezu überall im Einsatz. Sie ermöglichen es auch kleinen und mittleren Unternehmen, interne Abläufe digital zu unterstützen – ohne externe Grossprojekte oder lange Implementierungsphasen.

Studien zeigen: Bereits 2025 werden etwa 70 % aller neuen Business-Anwendungen auf Low-Code-Basis entwickelt. Der Markt wächst jährlich um mehr als 20 %. Wer heute auf diese Technologien setzt, kann seine Prozesse flexibel und schnell digitalisieren.

Der unterschätzte Einstiegspunkt: Das eigene Managementsystem

Viele Unternehmen denken bei Digitalisierung sofort an neue Software. Doch oft liegt der perfekte Startpunkt viel näher: Im bestehenden Managementsystem sind Prozesse, Rollen und Standards bereits dokumentiert – allerdings meist nur als statische Ablage, nicht als aktives Steuerungsinstrument.

Eine aktuelle Umfrage zeigt, dass nur ein Drittel der Mitarbeitenden das Managementsystem als Unterstützung im Alltag erlebt. Für die meisten ist es ein reines Dokumentationswerkzeug. Genau hier liegt eine grosse Chance: Werden Managementsysteme als Arbeitsplattform genutzt, können Prozesse geführt, verfolgt und automatisiert werden.

Mit vorhandenen Mitteln zur Prozessautomatisierung

Das Schöne: Ein modernes Managementsystem lässt sich heute vollständig mit Microsoft 365 realisieren. Prozesse werden zum Beispiel auf SharePoint visualisiert, Aufgaben mit Planner strukturiert und mit Power Automate lassen sich wiederkehrende Abläufe automatisieren – ohne komplexe Zusatzsoftware oder aufwendige Schnittstellen.

So entsteht aus einer einfachen Dokumentenablage ein lebendiges, digitales Führungsinstrument, das Transparenz schafft und die Zusammenarbeit verbessert.

Digitalisierung ist kein Selbstzweck

Wichtig dabei: Digitalisierung sollte immer als Ergebnis einer guten Analyse und strukturierten Herangehensweise verstanden werden, nicht als Ziel an sich. Die besten Lösungen entstehen aus realen Herausforderungen im Arbeitsalltag – nicht aus Technikbegeisterung. Methoden wie Lean Six Sigma helfen, Probleme zu identifizieren und wirklich passende Lösungen zu entwickeln.

Fazit: Der Einstieg liegt meist näher als gedacht

Viele Unternehmen besitzen die technischen Mittel zur internen Digitalisierung bereits. Entscheidend ist, nicht auf das nächste grosse Tool zu warten, sondern mit dem zu starten, was vorhanden ist – insbesondere beim Managementsystem. Wer dort ansetzt, schafft nicht nur Effizienz, sondern auch eine stabile Basis für kontinuierliche Verbesserung und nachhaltige Entwicklung.

Tipp: Wer unsicher ist, wie der Einstieg gelingt, sollte mit einer Bestandsaufnahme beginnen: Welche Prozesse sind bereits dokumentiert? Wo liegen die Engpässe? Oft genügt ein erster Schritt, um aus Theorie endlich gelebte Praxis zu machen.

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